Hướng dẫn chi tiết thủ tục thông quan hàng hóa từ A-Z

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thủ tục thông quan là một bước bắt buộc để hàng hóa có thể lưu thông hợp pháp qua biên giới quốc gia. Việc hiểu rõ thủ tục này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh. Vậy thủ tục thông quan là gì, quy trình diễn ra như thế nào, cần lưu ý những gì? Hãy cùng pháp luật tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Thủ tục thông quan là gì?

Thủ tục thông quan (customs clearance) là quá trình làm việc với cơ quan hải quan để kiểm tra, đánh giá, và xác nhận rằng lô hàng xuất nhập khẩu đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý về thuế quan, chứng từ và điều kiện nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
Chỉ khi hoàn tất thủ tục thông quan, hàng hóa mới được phép lưu thông hợp pháp trên thị trường nội địa hoặc xuất đi nước ngoài.

Theo Luật Hải quan Việt Nam, thủ tục thông quan gồm nhiều khâu như khai báo hải quan, kiểm tra hàng hóa, nộp thuế, và xác nhận thông quan.

Tầm quan trọng của thủ tục thông quan:

• Bảo vệ quyền lợi quốc gia, kiểm soát hàng hóa ra vào lãnh thổ.
• Giúp doanh nghiệp chủ động lịch trình giao hàng, giảm chi phí lưu kho, tránh chậm trễ hợp đồng.
• Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động thương mại quốc tế.

Các bước thực hiện thủ tục thông quan là gì?

Để thông quan một lô hàng, doanh nghiệp cần trải qua quy trình gồm nhiều bước chặt chẽ. Cụ thể:

 Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là yếu tố quyết định tốc độ và sự suôn sẻ của quá trình thông quan. Một bộ hồ sơ khai báo hải quan cơ bản gồm:

• Tờ khai hải quan: Đây là tài liệu bắt buộc, có thể khai điện tử qua hệ thống VNACCS hoặc khai trực tiếp (trong một số trường hợp đặc biệt).
• Hóa đơn thương mại (Invoice): Chứng minh giao dịch mua bán giữa người bán và người mua.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận chuyển xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa các bên.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa để được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại tự do.
• Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu (nếu yêu cầu): Đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành: Bao gồm kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm… tùy theo loại hàng hóa.

Khai báo hải quan điện tử

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan thông qua hệ thống điện tử:

• Đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS: Đây là hệ thống khai báo tự động kết nối trực tiếp với Tổng cục Hải quan Việt Nam.
• Nhập thông tin lô hàng: Điền đầy đủ các thông tin về tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, cảng đi/cảng đến…
• Gửi tờ khai điện tử: Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ cấp số tờ khai và tự động phân luồng để xử lý tiếp theo.

Việc khai báo chính xác, trung thực, đầy đủ giúp giảm nguy cơ bị kiểm tra thực tế và rút ngắn thời gian thông quan.

 Phân luồng kiểm tra

Sau khai báo, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng để quyết định mức độ kiểm tra:

• Luồng xanh: Chỉ kiểm tra hồ sơ trên hệ thống, không kiểm tra thực tế hàng hóa. Thường áp dụng cho doanh nghiệp uy tín, tuân thủ tốt.
• Luồng vàng: Yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy chi tiết, xác minh tính hợp lệ của chứng từ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa kết hợp kiểm tra hồ sơ. Áp dụng cho các trường hợp có rủi ro cao hoặc dấu hiệu nghi ngờ gian lận thương mại.

Việc phân luồng dựa trên nhiều yếu tố như lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, loại hàng hóa, nước xuất xứ, v.v.

Nộp thuế và lệ phí hải quan

Khi có kết quả phân luồng, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ tài chính:

• Thuế nhập khẩu/xuất khẩu: Tùy vào mã HS code và chính sách thuế tại thời điểm làm thủ tục.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng cho hàng nhập khẩu với tỷ lệ 5%, 10% tùy loại.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có): Dành cho mặt hàng đặc biệt như rượu bia, thuốc lá, ô tô…
• Lệ phí hải quan: Một khoản phí nhỏ cho việc xử lý hồ sơ hải quan.

Việc nộp thuế hiện nay chủ yếu thực hiện qua hình thức thanh toán điện tử tại các ngân hàng liên kết với hải quan, đảm bảo nhanh chóng và an toàn.

Thông quan và nhận hàng

Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra và nghĩa vụ thuế, cơ quan hải quan sẽ ra quyết định chấp nhận thông quan cho lô hàng.

• Doanh nghiệp có thể tiến hành lấy hàng tại cảng, sân bay hoặc kho ngoại quan.
• Trong trường hợp thông quan chưa được phê duyệt do vướng mắc hồ sơ, doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung/chỉnh sửa theo yêu cầu để tránh kéo dài thời gian lưu kho, phát sinh chi phí.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục thông quan là gì?

Để thủ tục thông quan diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, doanh nghiệp cần lưu ý:

Xem thêm: Tài sản lưu động là gì và vai trò của nó trong kinh doanh

Xem thêm: Khám phá công việc của kế toán nội bộ trong doanh nghiệp

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác: Một lỗi nhỏ trong chứng từ cũng có thể khiến hàng bị giữ lại để kiểm tra bổ sung.
• Nắm rõ quy định về mã HS code: Sai mã HS dẫn tới sai thuế suất, có thể bị truy thu hoặc phạt.
• Kiểm soát chất lượng chứng từ: Giấy phép, giấy chứng nhận kiểm dịch phải còn hiệu lực, đầy đủ thông tin.
• Theo dõi sát tình trạng phân luồng: Để chủ động chuẩn bị cho các bước tiếp theo nếu bị kiểm tra thực tế.
• Lựa chọn đơn vị logistics uy tín: Đơn vị giao nhận chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực trong việc xử lý chứng từ, vận chuyển hàng hóa và phối hợp với cơ quan hải quan.

Thủ tục thông quan không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là chìa khóa quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Việc nắm vững thủ tục thông quan là gì, các bước tiến hành và lưu ý cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, chủ động hơn trong kinh doanh và tránh được các rủi ro pháp lý không mong muốn.